Підприємства в Україні періодично стикаються з інспекціями Державної служби України з питань праці (Держпраці), які можуть призвести до значних штрафів у разі виявлення порушень трудового законодавства. Щоб мінімізувати ризики, варто заздалегідь підготуватися до таких перевірок. У цій статті розглянемо основні аспекти підготовки та ключові моменти, на які слід звернути увагу.

Держпраці проводить два основні типи перевірок: планові та позапланові. Планові інспекції здійснюються відповідно до затвердженого графіка, який публікується на офіційному сайті служби. Позапланові перевірки можуть бути ініційовані за скаргами працівників, інформацією від інших державних органів або у випадках, передбачених законодавством. Зазвичай інспектори повідомляють про планову перевірку за 10 днів, тоді як позапланова може відбутися без попередження.

Під час інспектування Держпраці перевіряє дотримання норм трудового законодавства, зокрема:

1. оформлення трудових відносин (наявність трудових договорів, наказів про прийняття на роботу);
2. виплату заробітної плати (своєчасність, відповідність мінімальним стандартам);
3. дотримання прав працівників (відпустки, умови праці, робочий час);
4. ведення кадрової документації (трудові книжки, штатний розпис тощо).

Особливу увагу приділяють виявленню неоформлених працівників, оскільки це одне з найпоширеніших порушень, за яке передбачені значні штрафи.

Як підготуватися до перевірки?

1. Аудит документації. 

Проведіть внутрішню перевірку всіх кадрових документів. Переконайтеся, що трудові договори укладені з усіма працівниками, а накази про прийняття на роботу відповідають фактичному стану справ. Важливо також перевірити правильність ведення табелів робочого часу та розрахункових відомостей.

2. Перевірка виплат.

Усі виплати працівникам мають бути документально підтверджені. Зарплата не може бути нижчою за встановлений законом мінімум, а її нарахування та виплата повинні відбуватися регулярно.

3. Навчання персоналу.

Проведіть інструктаж для працівників, щоб вони знали, як відповідати на запитання інспекторів. Наприклад, неоформлені співробітники можуть випадково підтвердити факт порушення, якщо не підготовлені заздалегідь.

4. Юридична підтримка. 

Залучення юриста допоможе швидко усунути виявлені недоліки та грамотно взаємодіяти з інспекторами під час перевірки.

Що робити під час перевірки?

Коли інспектори вже на порозі, важливо діяти спокійно та впевнено:

• перевірте документи інспекторів (посвідчення, направлення на перевірку);
• супроводжуйте їх під час інспекції, фіксуйте всі дії (за потреби ведіть відеозапис);
• надавайте лише ті документи, які офіційно запитані.

Якщо ви не згодні з результатами перевірки, їх можна оскаржити в адміністративному або судовому порядку протягом 10 днів після отримання акта.

Які штрафи загрожують?

Порушення трудового законодавства тягнуть за собою серйозні фінансові санкції. Наприклад:

• Неоформлений працівник – штраф у розмірі 10 мінімальних зарплат за кожного такого співробітника.
• Несвоєчасна виплата зарплати – 3 мінімальні зарплати.
• Порушення щодо робочого часу чи відпусток – 1 мінімальна зарплата.

Станом на 2025 рік розмір мінімальної зарплати може змінитися, тому суми штрафів варто уточнювати перед перевіркою.

Перевірки Державної служби з питань праці – це не лише ризик штрафів, а й можливість для бізнесу привести свою діяльність у відповідність до закону. Своєчасна підготовка, належне ведення документації та співпраця з юристами допоможуть уникнути проблем і захистити інтереси компанії. Не ігноруйте вимоги законодавства – це найкращий спосіб пройти інспекцію без втрат.